Qsystem DOC - Nadzór nad dokumentami i aktami prawa miejscowego

Moduł obejmuje obieg dokumentów i przepływ pracy od zgłoszenia potrzeby opracowania dokumentu poprzez wyznaczenie właściciela dokumentu, zaopiniowanie przez opiniujących oraz zatwierdzenie i publikację przez pełnomocnika.  Moduł ten obejmuje:

1.1          Portal Intranetowy z dokumentami Systemu Zarządzania.

1. Pełnomocnik lub osoby upoważnione zarządzają strukturą portalu poprzez podział na grupy i podgrupy dokumentów.
2. Każdy wprowadzony do portalu dokument ma zestaw statusów pozwalających na określenie etapu prac, na jakim jest wprowadzany dokument.
3. Tryb opracowywania zatwierdzania i publikacji dokumentów obejmuje dwa obiegi:
1. Każdy użytkownik może zgłosić potrzebę opracowania lub zmiany dokumentu w systemie do właściciela dokumentu, który po akceptacji dokumentu pod względem merytorycznym przekazuje je pełnomocnikowi do akceptacji formalnej i publikacji w portalu.
2. Pełnomocnik i upoważnieni użytkownicy mają możliwość wprowadzania dokumentów do portalu bezpośrednio tzw. „szybką ścieżką”.

4.      Dokumenty można przypisać do danego „pionu” i przez to uzyskać wykazy dokumentów obowiązujących w pionie lub komórce organizacyjnej.

1.2          Archiwum dokumentów

Dostępna jest funkcja archiwizacji dokumentów do archiwum dokumentów w portalu poprzez przeglądarkę internetową dokonywana przez Pełnomocnika i osoby upoważnione. Pełnomocnik i osoby upoważnione mają dostęp do archiwum poprzez przeglądarkę internetową.

1.3          Zarządzanie wersjami i zmianami dokumentów.

System umożliwia zarządzanie wersjami dokumentów oraz rejestrowane są zmiany w dokumentach. W portalu udostępniana jest historia zmian dokumentów.